Steuern sparen als Selbstständiger

Als Selbstständiger stehst du immer wieder vor der Herausforderung, deine Steuerlast möglichst gering zu halten. Von der korrekten Erfassung aller Ausgaben über die Nutzung der Homeoffice-Pauschale bis hin zur Wahl der richtigen Rechtsform – im folgenden Blogartikel schauen wir uns einmal genauer an, welche Stellschrauben dir zur Verfügung stehen, um als Selbstständiger Steuern zu sparen.

1. Ausgaben-Check: Erfassung und Optimierung deiner Betriebsausgaben

Eine der einfachsten Methoden, Steuern zu sparen, ist die vollständige Erfassung und Optimierung deiner Betriebsausgaben. Obwohl das so offensichtlich erscheint, werden in der Praxis oft einige Punkte vergessen.

Mach direkt einmal den Selbst-Check: Hast du an die folgenden Betriebsausgaben gedacht?

Telefonkosten und Internet: Wenn du deine Telefonkosten über dein privates Konto bezahlst, passiert es schnell, dass diese Kosten in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) untergehen.
Fahrtkosten: Nutzt du dein privates Fahrzeug auch für berufliche Fahrten? Diese Fahrtkosten kannst du mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich geltend machen. Alternativ kannst du auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Taxiquittungen oder andere Fahrtkosten ansetzen. Denke daran, dass jede Fahrt zu Kunden, zum Steuerberater oder zu Geschäftsterminen abzugsfähig ist.
Verpflegungsmehraufwand: Wenn du auf Geschäftsreise bist, kannst du Verpflegungspauschalen ansetzen. Innerhalb Deutschlands gelten Pauschalen von 14 Euro bei Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden und 28 Euro pro vollem Kalendertag. Im Ausland variieren diese Pauschalen je nach Land.
Geschenke an Geschäftspartner: Kleine Aufmerksamkeiten wie Blumen, Schokolade oder Wein sind bis zu einem Betrag von 50 Euro pro Person und Jahr abzugsfähig. Wichtig ist, dass du diese Geschenke als geschäftlich veranlasst nachweisen kannst. Übrigens: Sollte es sich um ein Geschenk handeln, das dein Geschäftspartner ausschließlich für sein Unternehmen nutzen kann, gibt es keine kostenmäßige Beschränkung.
Bewirtungskosten: Die Kosten für ein Geschäftsessen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Beratern sind zu 70 % abzugsfähig. Es gibt jedoch strenge Vorschriften, wie ein Bewirtungsbeleg aussehen muss. Eine korrekte Dokumentation ist hier entscheidend, um den Abzug nicht zu gefährden.
Business-Tools: Besitzt du einen PC oder ein anderes technisches Gerät, das du ursprünglich privat gekauft hast und nun ausschließlich geschäftlich nutzt? Dann kannst du den aktuellen Marktwert dieses Geräts als Betriebsausgabe geltend machen. Dazu erstellst du einen sogenannten Eigenbeleg und dokumentierst den geschätzten Gebrauchtpreis des Geräts.

2. Die Homeoffice-Pauschale: Einfacher Abzug ohne Nachweise

Die Homeoffice-Pauschale wurde 2023 eingeführt, um die Steuerabzugsfähigkeit für Heimarbeit zu vereinfachen. Zuvor war es nötig, ein abgeschlossenes Arbeitszimmer nachzuweisen, um Kosten absetzen zu können. Diese Anforderungen wurden gelockert, sodass du nun eine Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr geltend machen kannst – ohne Nachweise erbringen zu müssen.

Einige wichtige Punkte zur Homeoffice-Pauschale:

Alternative zur Werbungskostenpauschale: Wenn du auch Einkünfte aus einem Arbeitsverhältnis hast, musst du prüfen, ob es günstiger ist, die Pauschale in der Anlage N (für Angestellte) oder in deiner EÜR (für Selbstständige) anzusetzen. Häufig ist der Ansatz in der EÜR vorteilhafter, wenn die Werbungskostenpauschale noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde.
Anteilig bei unterjähriger Tätigkeit: Startest du deine Selbstständigkeit im Laufe des Jahres, kann die Pauschale nur anteilig angesetzt werden. Bei unterjähriger Kündigung ist es auch denkbar, einen Teil in der Anlage N und den anderen in der EÜR anzusetzen.

Weiterhin gilt übrigens, dass die Kosten in tatsächlicher Höhe von der Steuer abgesetzt werden können, wenn dein Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet und es einen abgeschlossenen Raum darstellt. Hier wird allerdings ganz genau hingeschaut und geprüft. Wohnst du im Eigentum (also nicht zur Miete), sollte vorausschauend geprüft werden, was langfristig steuerlich am meisten Sinn ergibt.

3. Workation: Reisekosten steuerlich geltend machen

Wusstest du, dass du auch bei einer „Workation“ (= die Kombination aus Arbeit und Urlaub) Reisekosten steuerlich geltend machen kannst? Wichtig ist, dass der berufliche Anteil an der Reise mindestens 10 % beträgt.

Wenn du geschäftliche Reisen mit Urlaub verbindest, spricht man von gemischten Reisekosten. Je nach Anteil der beruflichen Nutzung können diese anteilig von der Steuer abgesetzt werden. Sind zum Beispiel 75 % der Reise geschäftlich und 25 % privat, können die Kosten entsprechend zu 75 % eingereicht werden.

Auch bei gemischten Reisen können übrigens Verpflegungskosten abgesetzt werden, d.h. zusätzliche Kosten für Kaffee, Mittagessen etc. werden steuermindernd über Pauschalen zugelassen, die sich abhängig von Reisezeit und -ziel berechnen. Ebenfalls abzugsfähig sind die Kosten für die Abnutzung von Koffern, Laptoptaschen und anderen Gegenständen.

Tipp: Eine klare und saubere Dokumentation ist hierbei unerlässlich. Um die Geschäftsreise als solche nachweisen zu können, dokumentiere deine Kundentermine vor Ort. Am besten führst du einen gesonderten Kalender, in dem du in Zeitblöcken festhältst, wie du die Zeit verbracht hast. So lässt sich eine zeitliche Aufteilung deiner Reise nachvollziehbar darstellen.

4. Der richtige Zeitpunkt für Ausgaben: Wann investieren?

Viele Selbstständige stehen am Jahresende vor der Entscheidung, ob sie noch Ausgaben tätigen sollten, um die Steuerlast zu senken.

Stelle dir hierzu die Frage: Werde ich in diesem oder im nächsten Jahr das bessere Ergebnis erzielen?

Wenn du jetzt schon weißt, dass dein Ergebnis im nächsten Jahr deutlich besser sein wird als in diesem, dann weißt du auch, dass dein Steuersatz nächstes Jahr deutlich höher sein wird und du somit auch mit einer höheren Steuerersparnis rechnen kannst. Bei der Kalkulation deines voraussichtlichen Ergebnisses hilft dir eine detaillierte Planrechnung.

Beachte aber: Diese Überlegungen gelten nur für Einzelunternehmer. Warum, das schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

5. Rechtsformwechsel: Wann lohnt sich der Schritt zur GmbH?

Auch ein Rechtsformwechsel kann für dich ab einem bestimmten Punkt aus steuerlicher Sicht vorteilhaft sein. Als Beispiel nehmen wir einmal die GmbH im Vergleich zum Einzelunternehmen.

Eine GmbH zahlt Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer. Die Körperschaftsteuer und der Solidaritätszuschlag belaufen sich auf 15,825 %. Die Gewerbesteuer liegt im Durchschnitt bei etwa 15 %, wobei der Hebesatz je nach Standort der GmbH stark variieren kann. Insgesamt liegt die Steuerbelastung der GmbH bei etwa 30 %, unabhängig von der Höhe des Gewinns.

Zum Vergleich: Als Einzelunternehmer unterliegst du der Einkommensteuer, die je nach Gewinnhöhe progressiv ansteigt. Die Steuerbelastung reicht bis zu einem Spitzensteuersatz von 42 % (ab einem Einkommen von 66.761 Euro), plus Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 %, sodass der Grenzsteuersatz bei 44,31 % liegt. Für Einkommen über 277.826 Euro greift der sogenannte Reichensteuersatz von 45 %, plus Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 %, sodass sich hier ein Grenzsteuersatz von 47,48 % ergibt.

Steuerlich sinnvoll ist ein Rechtsformwechsel also, wenn der persönliche Steuersatz 30 % übersteigt. Dies ist in der Regel bei einem zu versteuernden Einkommen von etwa 80.000 Euro der Fall.

Tipp: Du möchtest deinen persönlichen Steuersatz herausfinden? Dabei hilft dir der BMF-Lohn- und Einkommensteuerrechner.

Ganz wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der steuerliche Vergleich zwischen einer GmbH und einem Einzelunternehmen auch dadurch beeinflusst wird, wie Gewinne aus der GmbH entnommen werden.

Gewinne, die in der GmbH verbleiben, können auf Unternehmensebene zu einer günstigeren Steuerlast führen. Werden Gewinne jedoch an dich als Gesellschafter ausgeschüttet, fällt zusätzlich die Kapitalertragsteuer an. Eine Beispielrechnung zeigt, dass bei einer vollständigen Gewinnausschüttung die Steuerbelastung einer GmbH deutlich höher sein kann als die eines Einzelunternehmens. In einem Szenario mit einem Gewinn von 70.000 Euro zahlt die GmbH nach Ausschüttung und Steuern nämlich etwa 11.725 Euro mehr als das Einzelunternehmen. Dein Nettogewinn zur privaten Verwendung ist entsprechend geringer.

Anders sieht es aus, wenn der Gewinn durch eine Tätigkeitsvergütung an dich gezahlt wird. Hier reduziert sich die Steuerlast der GmbH, da die Gehaltskosten den zu versteuernden Gewinn mindern. Bei einer entsprechenden Gestaltung kann die GmbH so tatsächlich steuerlich günstiger sein als ein Einzelunternehmen.

Ein Wechsel zur GmbH macht vor allem dann Sinn, wenn Gewinne im Unternehmen verbleiben sollen, um weiter investiert zu werden, anstatt sie für den privaten Gebrauch auszuschütten. Für den Fall eines späteren Verkaufs der GmbH kann auch eine Holding-Struktur vorteilhaft sein. Hier werden Gewinne nicht an die Gesellschafter, sondern an die Muttergesellschaft ausgeschüttet, was steuerlich begünstigt wird und zu einer effektiven Steuerlast von nur etwa 1,5 % führt. Diese Einsparungen können dann innerhalb der Holding reinvestiert werden, beispielsweise in Aktien oder andere Kapitalanlagen, was einen strategischen Vermögensaufbau ermöglicht. Zudem bietet die Holdingstruktur einen effektiven Vermögensschutz. Da die Gewinne der Tochtergesellschaft an die Muttergesellschaft ausgeschüttet werden, sind diese vor dem Zugriff der Gläubiger geschützt. Sollte die Tochtergesellschaft also in Zahlungsschwierigkeiten geraten oder sogar insolvent werden, haftet die Holdinggesellschaft in der Regel nicht für deren Verbindlichkeiten.

Lesetipp: Mehr zu den steuerlich interessanten Gestaltungsmöglichkeiten der Holding-Struktur erfährst du im Blogartikel „Holding: Wann lohnt sich die Gründung?“

Du siehst also: Es gibt einige Stellschrauben, die es dir als Selbstständiger ermöglichen, effektiv Steuern zu sparen!

>> Merke dir: In der Praxis sparen immer diejenigen am meisten, die ihre Kosten vollständig ansetzen und ihre Finanzen vorausschauend planen. <<

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